Vậy giải pháp nào tốt cho doanh nghiệp của bạn? Cùng tìm hiểu ngay 16 phần mềm tốt nhất được MekongSoft tổng hợp ngay sau đây.
Top phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án
| Nhà cung cấp | Website |
| Phần mềm Fastdo | https://fastdo.vn |
| Phần mềm quản lý Công Việc AMIS | https://amis.misa.vn |
| Phần mềm Trello | https://trello.com |
| Phần mềm quản lý dự án đầu tư xây dựng Ibom.Im | https://ibom.vn |
| Phần mềm quản lý công việc xây dựng PMS | https://dong-tay.com |
| Project Manager | https://3d-kstudio.com |
| Phần mềm quản lý công việc Jira Software | https://www.atlassian.com |
| Phần mềm quản lý công việc Microsoft Project | https://www.microsoft.com |
| Phần mềm LiquidPlanner | https://www.liquidplanner.com |
| Phần mềm quản lý công việc, tiến độ công việc Wrike | https://www.wrike.com |
| Phần mềm quản lý dự án miễn phí Bitrix24 | https://www.bitrix24.vn |
| Phần mềm quản lý Asana | https://asana.com |
| Phần mềm quản lý dự án miễn phí chuyên nghiệp 2-Plan | http://2-plan.com |
| Phần mềm Basecamp | https://basecamp.com |
| Phần mềm quản lý dự án miễn phí Mingle | |
| Phần mềm quản lý dự án miễn phí Zoho | https://www.zoho.com |
Những sai lầm thường gặp trong quản lý công việc hiện nay
Một dự án thành công khi nhà quản lý và nhân viên có đủ năng lực, công ty có đủ tiềm lực về tài chính. Bên cạnh đó, những kỹ năng trong vấn đề quản lý cũng vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, hầu hết các công ty, doanh nghiệp thường sẽ gặp những trục trặc, khó khăn và bạn rất dễ mắc phải những khó khăn, sai lầm sau đây:
Khó khăn trong phân bổ nhân sự
Công tác bổ nhiệm nhân sự là vấn đề khó khăn với nhiều nhà quản lý bởi nếu nhìn nhận đúng người sẽ giúp doanh nghiệp đạt được 40% công việc. Bởi vậy việc giao công việc đến nhân sự trong công ty không phải dễ dàng.
Với những công việc quan trọng, nếu nhà quản lý giao việc cho những nhân viên không có đủ chuyên môn sẽ gây ra nhiều rủi ro, sai sót trong việc hoàn thành công việc.
Giao việc là một công việc quan trọng của nhà lãnh đạo, nếu quản lý nhìn nhận sai người, giao việc không phù hợp thì nhân viên sẽ không phát huy hết năng lực, tiến độ công việc bị trì hoãn.
Khó khăn về tiến độ thực hiện công việc
Việc tiến độ công việc bị trì hoãn sẽ ảnh hưởng đến uy tin doanh nghiệp, hiệu quả công việc, kết quả kinh doanh và có thể khiến doanh nghiệp mất đi nguồn lực lớn.
Nhà quản lý phải điều khiển được mọi hoạt động của dự án, công việc của mỗi người. Hãy đảm bảo khách hàng, nhân viên cùng được biết tiến độ của công việc và được thông báo nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan.
Vấn đề công bằng trong công việc
Nếu giao việc không đồng nhất đó chính là thiếu công bằng, nếu ghi nhận quá mức một cá nhân thì đó là thiên vị, nếu chỉ khen thưởng tập thể, không có cá nhân thì đó là cào bằng,… Tất cả đòi hỏi nhà quản lý phải khéo léo trong phân việc, ghi nhận những đóng góp của tập thể, cá nhân.
Những nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc tạo sự công bằng của đội nhóm bởi không bao quát toàn bộ được mọi thứ, dẫn đến sự chán nản, không muốn cạnh tranh, cống hiến cho nhân viên.
Quản lý ngân sách
Ngân sách là yếu tố quan trọng để quyết định quy mô, thời gian thực hiện công việc. Do vậy, việc quyết định ngân sách là rất cần thiết đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu có quy mô công việc lớn mà tài chính không đủ sẽ xảy ra tình trạng trì hoãn, hiệu quả không như kỳ vọng.
Mặt khác, nếu quản lý bỏ nhiều vốn vào dự án nhỏ thì sẽ gây lãng phí kinh doanh, hiệu quả chưa chắc đã cao và nó thể hiện sự không có kinh nghiệm.
Xem thêm : Top phần mềm quản lý dữ liệu hiệu quả nhất hiện nay
Giao tiếp giữa nhân viên không tốt
Mất cân bằng trong giao tiếp, các thành viên của dự án không hiểu công việc, nhiệm vụ của nhau dẫn đến trao đổi thông tin không hiệu quả. Việc giao tiếp kém sẽ giảm cơ hội thành công của dự án và khiến người tham gia dự án thiếu thông tin, đối tác không hiểu và khó hợp tác.
Có tầm nhìn hạn hẹp về dự án
Việc quản lý dự án đòi hỏi các nhà quản lý cần có cái nhìn tổng thể về dự án, có thể tập trung vào các chi tiết khi cần, phản ứng nhanh với các thay đổi. Điều này không phải là dễ dàng bởi nó phụ thuộc rất nhiều vào kiến thức, kỹ năng cũng như kinh nghiệm chuyên môn.
Nếu không có cái nhìn chính xác về dự án, quản lý không thể phân tích đầy đủ tình hình hiện tại và đưa ra những quyết định phù hợp để cải thiện chất lượng.
Không chú trọng đến những hiểu lầm và xung đột
Những hiểu lầm, xung đột giữa các nhân viên trong dự án là không thể tránh khỏi. Chúng ta đều là con người, có thể mắc sai lầm và rơi vào xung đột là điều bình thường. Tuy nhiên, có một số nhà quản lý không quan tâm, không giải quyết những xung đột của nhân viên, khiến tình trạng xung đột trở nên nghiêm trọng hơn. Điều này gây ra rất nhiều ảnh hưởng trong công việc và khiến dự án có thể bị chậm tiến độ.
Không quản lý rủi ro
Không có dự án nào có thể hoàn thành suôn sẻ mà không xảy ra rủi ro. Một số nhà quản lý thường bỏ qua những rủi ro này và không chú ý đến những vấn đề có thể khiến dự án thất bại. Sai lầm này chủ yếu đến từ việc lập kế hoạch, vì vậy bạn nên tạo ra một kế hoạch, phác thảo cụ thể những vấn đề liên quan đến hạn chế rủi ro, đảm bảo dự án thành công.
Không quản lý các giả định
Các dự án luôn có biến động theo thị trường, xã hội nên nhà quản lý cần đưa ra các giả định để giảm thiểu biến động này. Tuy nhiên có nhiều nhà quản lý không quan tâm đến việc lập giả định, họ không tính đến những phương án lâu dài. Kết quả là có những biến cố bất ngờ xảy ra và bạn không thể xử lý nó.
Những lợi ích của phần mềm quản lý công việc
Để giải quyết những khó khăn thường gặp trong quản lý công việc, nhiều phần mềm quản lý đã ra đời. Những giải pháp này có rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, không chỉ về kinh tế mà còn chuẩn hóa quy trình làm việc, cụ thể:
Lập kế hoạch dự án
Các phần mềm quản lý dự án, quản lý công việc đều được phát triển và cung cấp đến người dùng những dự đoán chính xác. Nhờ công nghệ AI, phần mềm giúp nhà quản lý dự đoán được chính xác thời điểm hoàn thành, số vốn thực hiện, phạm vi triển khai hay lịch trình triển khai.
Phần mềm cũng giúp người dùng có một công cụ chính xác để xác định các mốc thời gian quan trọng nhiệm vụ cũng như vai trò khi thực hiện. Giải pháp sẽ cập nhật kế hoạch, theo dõi tiến độ làm việc so với khối lượng công việc mà nhân viên thực hiện.
Bao quát tầm nhìn công việc
Ứng dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí sẽ giúp nhà quản trị bao quát toàn bộ công việc. Bởi hiện nay, một nhà quản trị thường quản lý rất nhiều công việc, nhiều dự án cùng lúc.
Thông qua phần mềm, nhà quản trị sẽ có cái nhìn chi tiết về công việc hoàn thành, đang triển khai,… giải quyết, xử lý nhanh chóng những vấn đề phát sinh.
Cân bằng quản lý tài nguyên
Nhà quản trị cần hiểu rằng, để hoàn thành công việc, dự án thì phải có một chiến lược quản lý tài nguyên hiệu quả để giữ cho tiến độ công việc đảm bảo, không mất nhiều thời gian xử lý. Giải pháp quản lý dự án sẽ giúp người dùng tháo gỡ những nút thắt về tài nguyên, các thông tin liên quan đến công việc và dự án.
Quản lý ngân sách dễ dàng
Các phần mềm quản lý dự án miễn phí thường sẽ hỗ trợ kiểm soát, quản lý ngân sách dự án một cách chi tiết. Sự tăng trưởng doanh số cho doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào mức độ nhà quản trị có thể phân phối vậy nên phần mềm sẽ giúp kiểm soát ngân sách ngay từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành dự án.
Cải thiện tính kết nối giữa nhân viên
Dùng phần mềm quản lý, sự kết nối, tính hợp tác của những nhân viên trong dự án cũng có thể được cải thiện. Người dùng sẽ luôn được cập nhật hoạt động trong nhóm, đảm bảo nắm bắt đầy đủ thông tin, giảm những quy trình không cần thiết, tối ưu thời gian làm việc.
Ngoài ra, các nhân viên trong nhóm dự án sẽ bình luận, trao đổi, nhận xét về công việc, giúp chất lượng công việc, dự án được nâng cao, mang đến những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng.
Nâng cao sự hài lòng từ khách hàng
Việc ứng dụng giải pháp công nghệ trong quản lý dự án sẽ giúp cải thiện công việc, tối ưu thời gian. Do vậy, khả năng xử lý công việc hoàn hảo cùng ngân sách hợp lý sẽ nâng cao sự hài lòng từ phía khách hàng. Điều này sẽ giữ chân những khách hàng cũ, đồng thời thu hút thêm nhiều đối tác mới.
Lợi ích khác
- Quản lý chi tiết, toàn diện tiến độ của một hoặc nhiều công việc trên một hệ thống duy nhất, giảm tình trạng chồng chéo hay bỏ sót thông tin.
- Giúp nhân viên, nhà quản lý dễ dàng lên kế hoạch, nắm bắt được công việc, mục tiêu cũng như thời hạn hoàn thành.
- Hình thành được quy trình làm việc nhất quán, gắn kết các thành viên và bộ phận, tự động giao nhận việc,…
- Đo lường được chính xác năng lực của nhân viên nhờ hệ thống báo cáo chi tiết, đầy đủ, đánh giá được lương thưởng, đề bạt vị trí.
- Tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, nhân lực để thực hiện công việc một cách chi tiết, liên tục mà không mất nhiều nhân sự.
Xem thêm : TOP 6 phần mềm quản lý suất ăn tốt nhất
Tính năng của một phần mềm quản lý công việc là gì?
Đa số các phần mềm quản lý công việc phần mềm hay phần mềm quản lý tiến độ công việc đều có những tính năng cơ bản sau đây:
- Phần mềm giúp theo dõi thông tin cũng như chăm sóc khách hàng, tăng sự trao đổi, tương tác giữa khách hàng và công ty.
- Kiểm soát, theo dõi từng bước của một công việc, giảm tình trạng thiếu thông tin, rối loạn thông tin.
- Tính năng thiết lập thời gian giúp nhân viên hoàn thành đúng tiến độ của từng công việc.
- Có thể theo dõi từ xa, cập nhật liên tục những thông tin về công việc, cuộc họp, bình luận để xử lý.
- Phần mềm quản lý công việc giúp đăng tải những tài liệu, thông tin liên hệ trên hệ thống một cách nhanh chóng.
- Có thể phân cấp, phân quyền rõ ràng để nắm được nhiệm vụ vai trò của mỗi thành viên trong công việc.
- Thay đổi được thông tin về công việc ngay tại hệ thống chính.
- Có chức năng quản lý nguồn tài nguyên, phân chia công việc và số lượng nhân sự để giúp tiết kiệm tối đa nguồn ngân sách.
Có nên chọn dùng phần mềm quản lý công việc miễn phí không?
Phần mềm quản lý công việc miễn phí hiện có rất nhiều trên thị trường, tuy nhiên nó thường có nhiều bất cập và không phù hợp với nhiều doanh nghiệp. Các nhà quản lý cho rằng không nên dùng giải pháp miễn phí bởi nó có những nhược điểm sau đây:
- Phần mềm miễn phí bị giới hạn nhiều tính năng, bạn không thể dùng hết chức năng và sẽ khiến bạn bị gián đoạn trong quản lý.
- Tính bảo mật của giải pháp miễn phí không cao, các thông tin quan trọng dễ bị đánh cắp, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
- Bạn sẽ không được bảo hành nếu phần mềm bị lỗi, phải tự sửa tất cả những lỗi liên quan.
Ngoài ra, phần mềm miễn phí cũng sẽ giới hạn người dùng, có thể chỉ 1 – 3 người sử dụng nên sẽ bất tiện khi thực hiện công việc.
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp
Chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp là rất quan trọng để tiết kiệm được chi phí, dễ dàng giải quyết những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn ảnh hưởng đến tiến độ kế hoạch.
Một số yếu tố quan trọng gồm:
- Tính năng phần mềm phải đầy đủ, dễ dùng.
- Giao diện phần mềm phải thân thiện, phù hợp với nhiều người dùng.
- Giá cả hợp lý, phải chăng.
- Được hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp trong khi sử dụng.
- Có sự khả thi để triển khai.
- Nhà cung cấp uy tín.
- Phần mềm phổ biến, được dùng rộng rãi.
Xem thêm : Top 10 phần mềm quản lý sản xuất may mặc
TOP 16 phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay
Để giúp bạn đọc dễ dàng lựa chọn được sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp, dưới đây là các phần mềm quản lý công việc tốt nhất trên thị trường bạn có thể tham khảo.
Phần mềm Fastdo
Fastdo là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay và được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Phần mềm ra đời giúp các doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong việc theo dõi, quản lý tiến độ và nó phù hợp với nhiều quy mô tổ chức.
Với Fastdo, bạn sẽ không còn phải lo lắng trong việc lên kế hoạch, theo dõi công việc, tiến độ hay thời gian thực hiện,… Sản phẩm cũng cung cấp nhiều tính năng thông minh để giúp bạn có thể ứng dụng nhanh chóng vào công việc một cách hiệu quả.
Tính năng và đặc điểm:
- Phần mềm có công cụ quản trị mục tiêu, cho phép tạo OKRs, thiết lập kế hoạch, báo cáo tổng quan, check in OKRs,…
- Lên kế hoạch công việc theo từng ngày dễ dàng và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, thiết lập toàn bộ quy trình giao việc, nhận việc của nhân viên.
- Có thể tạo nhóm chat để chia sẻ công việc nhanh chóng, dễ dàng, không tốn kém thời gian.
- Ghi nhận và tổng hợp những thông tin liên quan đến công việc để giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt, đưa ra những kế hoạch phù hợp.
- Khi dùng Fastdo, bạn sẽ thấy sự thân thiện và thoải mái, giúp quản lý thay đổi cách nhìn nhận về một phần mềm khô khan.
- Fastdo được lập trình bởi những chuyên gia hàng đầu, có thể cho phép doanh nghiệp biến đổi sao cho phù hợp.
Phần mềm quản lý công việc AMIS Công Việc
AMIS Công Việc là phần mềm được nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Bên cạnh phần mềm quản lý công việc, MISA AMIS còn nổi bật với phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm quản lý doanh nghiệp, phần mềm quản lý dự án,…
Giải pháp ra đời đã giúp giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện công việc với mục đích cuối cùng là tăng năng suất làm việc, tối ưu chi phí và mang đến lợi nhuận tối đa cho tổ chức.
Các tính năng và đặc điểm:
- Dễ dàng lập kế hoạch cho mỗi dự án với chi tiết thông tin về lộ trình phát triển, nhân sự tham gia, chi phí cần có,… Các thành viên dễ dàng trao đổi để có hướng phát triển công việc nhanh nhất.
- Có thể tạo dự án, thêm mới thành viên và phân quyền nhanh chóng, dễ dàng giao việc ngay trên thiết bị di động, quản lý được thời gian, thêm công việc nhanh chóng,…
- AMIS Công Việc giúp bạn theo dõi tiến độ công việc để đảm bảo không bị chậm, nhà quản lý cũng biết được tiến độ công việc và có hướng điều chỉnh nếu cần thiết.
- Nhà quản lý cũng dễ dàng đánh giá được kết quả của công việc, năng suất làm việc của nhân viên ra sao, chi phí, ngân sách như thế nào.
Phần mềm Trello
Phần mềm quản lý công việc Trello đã quá nổi tiếng, được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ sử dụng. Nhiều doanh nghiệp cũng sử dụng Trello làm phần mềm quản lý hồ sơ công việc và đã thấy được nhiều ưu điểm.
Giải pháp có cả phiên bản trả phí và miễn phí, người dùng có thể sử dụng để quản lý công việc khoa học, chính xác.
Tính năng và đặc điểm:
- Cũng giống như những phần mềm khác, Trello có thể thêm, bớt người dùng, phân quyền cho người dùng dễ dàng.
- Cho phép các thành viên trong dự án có thể thêm bình luận, nhận xét, đính kèm tài liệu về mỗi công việc.
- Có thể tag tên người dùng hoặc tên công việc để các thành viên cùng nắm rõ được thông tin và dễ dàng quản lý.
- Trello có thể dùng được trên cả điện thoại, máy tính, tablet và dễ dàng theo dõi mọi hoạt động ở bất kỳ đâu.
- Phần mềm miễn phí của Trello có giới hạn tính năng nhưng vẫn đáp ứng những yêu cầu cơ bản nhất khi doanh nghiệp quản lý công việc.
Phần mềm quản lý dự án đầu tư xây dựng Ibom.Im
Ibom.Im là phần mềm quản lý công việc xây dựng được nhiều doanh nghiệp tin dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng.
Phần mềm có đầy đủ tính năng, các thông tin về hồ sơ pháp lý, giúp người dùng dễ dàng theo dõi được các thông tin về nhân viên dựa án, tiến độ công việc cũng như đấu thầu công việc. Có thể nói, Ibom.Im ra đời đã giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và nhân sự.
Tính năng và đặc điểm:
- Ibom.Im cập nhật thông tin chung của dự án, các công trình, tài sản, thông số công việc và phân quyền khai thác cho từng nhân viên.
- Có đầy đủ thông tin về danh mục hồ sơ pháp lý theo trình tự thủ tục đầu tư, công trình, nhà thầu, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ,…
- Hỗ trợ quản lý bản vẽ thiết kế công việc theo giai đoạn, tích hợp quản lý hợp đồng, tự động lưu bản vẽ theo phiên bản.
- Lập kế hoạch và triển khai công việc, báo cáo tiến độ công việc mỗi ngày và nhập liệu thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
- Quản lý tổng mức đầu tư theo phiên bản điều chỉnh, tự động cảnh báo vượt mức, tính toán và phân bổ chi phí, nguồn vốn dễ dàng.
- Quản lý danh mục gói thầu, phê duyệt kế hoạch đấu thầu, lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và tích hợp cổng thông tin cho nhà thầu.
- Quản lý hợp đồng, lập kế hoạch nghiệm thu, theo dõi quá trình thực hiện công nợ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu chính xác theo hợp đồng.
- Cập nhật yêu cầu và chứng thư bảo lãnh theo nhà thầu, có thể tích hợp cùng phần mềm quản lý tài chính.
- Quản lý các vấn đề liên quan đến thi công như yêu cầu vật tư, biên bản phạt nhà thầu, ghi nhận các chỉ thị về công trường, báo cáo sản lượng hiện trường,….
- Báo cáo các thông tin về dự án như: Tình hình giải ngân, chi phí dự án, tiến độ thực hiện, nguồn vốn, tình trạng thanh toán, chi phí quyết vốn dự án ,…